Une plateforme peut mettre à disposition une nouvelle version d'un relevé. La mise à jour doit préserver la première version et expliquer les différences introduites.
Méthode de rapprochement
Nommez les fichiers avec la période et la date de téléchargement. Comparez les références ajoutées, retirées ou modifiées avant de remplacer les données dans le tableau de travail.
Vérification à effectuer
Établissez un journal des changements avec leur effet sur les totaux. Si la version antérieure a déjà été transmise, signalez précisément le document qui la remplace.
Lecture des pièces
Un numéro de version peut être interne ; il doit simplement distinguer sans ambiguïté les fichiers utilisés à chaque étape.
Mise en pratique
La comparaison des versions gagne à distinguer les changements de montant et les changements de présentation. Une colonne renommée ou un ordre de lignes différent ne modifie pas nécessairement les totaux. À l'inverse, une seule référence supprimée peut avoir un effet réel. Produisez une courte liste des changements significatifs pour le rapprochement et gardez les différences de forme à part. Le lecteur saura ainsi pourquoi une nouvelle version a été utilisée et quels contrôles ont dû être repris.
Exemple chiffré fictif
Exemple fictif : le premier export totalise 1 600 € ; la version suivante ajoute un ajustement de −35 €. Le nouveau total est 1 565 €, et la différence à expliquer est exactement 35 €.
Situation fictive. Les hypothèses ne constituent pas des moyennes sectorielles.Votre prochaine action
Mettez à jour le statut documentaire sans supprimer l'historique nécessaire au contrôle.
- Deux versions
- Liste des changements
- Destinataire informé
Écraser silencieusement l'ancien fichier rend incompréhensible un total calculé précédemment à partir d'une autre version.
Sources et méthode
Fiche de méthode pratique rédigée par Compta Spot : organisation et exemples illustratifs, sans affirmation d’une obligation fiscale propre à votre dossier.
Les contrats de plateforme et votre situation déterminent le traitement applicable. Notre méthode éditoriale.