Une facture de service et une retenue sur un versement peuvent documenter le même montant. Leur association évite de traiter la facture comme une somme encore à payer lorsqu'elle a déjà été prélevée.
Méthode de rapprochement
Relevez la période, la référence et le total de la facture. Cherchez la retenue correspondante dans le relevé, puis notez le mode de règlement indiqué par les documents.
Vérification à effectuer
En cas de paiement partiel, conservez le reste à expliquer. Ne marquez la facture réglée qu'après association de tous les prélèvements ou paiements concernés.
Lecture des pièces
Le lien entre document et règlement facilite la revue sans décider à lui seul de la qualification comptable de la prestation.
Mise en pratique
Le justificatif peut porter une mention de règlement automatique, mais cette mention doit être rapprochée du relevé lorsqu'un contrôle financier est nécessaire. Si plusieurs factures de frais sont réglées par une seule retenue, utilisez une table de correspondance plutôt que de dupliquer la retenue sur chaque facture. Le total lié doit rester égal au montant effectivement prélevé. Une colonne solde documentaire permet de repérer les pièces partiellement rapprochées sans les confondre avec des dettes certaines avant examen du circuit applicable.
Exemple chiffré fictif
Exemple fictif : une facture de 96 € est réglée par deux retenues de 60 € et 36 €. Le total payé vaut 96 € et le reste à rapprocher est nul.
Situation fictive. Les hypothèses ne constituent pas des moyennes sectorielles.Votre prochaine action
Ajoutez les références de retenue au suivi de la facture.
- Facture identifiée
- Retenues associées
- Reste calculé
Enregistrer une nouvelle sortie bancaire de 96 € alors que les retenues existent déjà duplique le règlement.
Sources et méthode
Fiche de méthode pratique rédigée par Compta Spot : organisation et exemples illustratifs, sans affirmation d’une obligation fiscale propre à votre dossier.
Les contrats de plateforme et votre situation déterminent le traitement applicable. Notre méthode éditoriale.