Vos documents portent parfois à la fois votre nom civil, votre pseudonyme et des détails sans utilité pour leur classement. Rendre les fichiers reconnaissables sans exposer davantage de contexte que nécessaire.
Préparer la décision
Convenez d'une structure de nom comprenant un identifiant de dossier, un type de document et une période lorsque celle-ci est utile. Gardez les informations indispensables à l'intérieur du document approprié plutôt que de les répéter dans chaque nom de fichier.
Le point à vérifier
Le nom de fichier doit aider à retrouver la pièce sans devenir une fiche d'identité. Testez si deux documents proches restent distinguables avec la convention proposée. Lorsque l'origine importe, conservez une référence ou un index plutôt que supprimer tous les repères. Demandez au cabinet si une information retirée du titre reste nécessaire ailleurs. Une nomenclature courte n'est utile que si elle reste fiable.
Cas illustratif
Un créateur remplace des titres très descriptifs par une référence stable et un index compréhensible par le cabinet.
Situation fictive. Les hypothèses ne constituent pas des moyennes sectorielles.Votre prochaine action
Tester une nomenclature sur quelques pièces et obtenir l'accord du cabinet.
- Rendre les fichiers reconnaissables sans exposer davantage de contexte que nécessaire
- Tester une nomenclature sur quelques pièces et obtenir l'accord du cabinet
- Conserver la réponse et les modalités convenues
Renommer les fichiers au point de perdre leur origine ou de rendre deux documents différents indiscernables.
Sources et méthode
Fiche de méthode pratique rédigée par Compta Spot : organisation et exemples illustratifs, sans affirmation d’une obligation fiscale propre à votre dossier.
Les contrats de plateforme et votre situation déterminent le traitement applicable. Notre méthode éditoriale.