Le même document peut être récupéré depuis plusieurs écrans ou courriels. Une référence unique permet d'éviter que le doublon documentaire devienne une dépense doublée.
Méthode de rapprochement
Comparez le numéro de facture, l'émetteur, la date et le montant. Conservez une seule fiche de suivi pour le document, même si plusieurs copies ont été reçues.
Vérification à effectuer
Si deux fichiers portent le même numéro avec un contenu différent, traitez-les comme des versions à examiner. Ne supprimez pas automatiquement la seconde copie sans comparaison.
Lecture des pièces
Le contrôle des doublons porte sur l'identité documentaire, pas seulement sur l'égalité des montants.
Mise en pratique
Un doublon documentaire peut aussi être une copie reçue par un autre canal : téléchargement direct, pièce jointe ou réexport. Indiquez l'origine des copies sans créer autant de factures distinctes. Si vous utilisez une empreinte de fichier pour détecter les copies strictement identiques, gardez à l'esprit que deux PDF visuellement identiques peuvent avoir des empreintes différentes après réenregistrement. Le numéro, l'émetteur et le contenu restent nécessaires pour examiner les cas où la détection technique ne suffit pas à conclure.
Exemple chiffré fictif
Exemple fictif : deux PDF de 72 € portent le même numéro F318. Ils représentent une seule facture de 72 €, et non 144 € de services.
Situation fictive. Les hypothèses ne constituent pas des moyennes sectorielles.Votre prochaine action
Reliez les copies à la fiche unique et conservez la version effectivement utilisée.
- Numéro du document
- Émetteur
- Contenu comparé
Utiliser le nom du fichier comme seul identifiant échoue lorsque le téléchargement ajoute un suffixe ou change le nom.
Sources et méthode
Fiche de méthode pratique rédigée par Compta Spot : organisation et exemples illustratifs, sans affirmation d’une obligation fiscale propre à votre dossier.
Les contrats de plateforme et votre situation déterminent le traitement applicable. Notre méthode éditoriale.