Un dossier devient exploitable lorsque chaque montant significatif conduit rapidement à sa preuve. Un index évite les recherches dans une longue succession de fichiers non reliés.
Méthode de rapprochement
Attribuez une référence interne aux événements suivis puis associez les liens vers relevé, avis de paiement et document de frais. Conservez les références originales à côté de votre identifiant.
Vérification à effectuer
Testez le parcours depuis une ligne du tableau jusqu'au document et inversement. Les liens cassés ou les pièces rattachées à la mauvaise période doivent être corrigés avant transmission.
Lecture des pièces
L'index décrit les relations entre pièces ; il ne remplace pas les documents sources ni leurs informations originales.
Mise en pratique
Un index utile doit rester assez simple pour être maintenu chaque mois. Privilégiez quelques champs stables : référence interne, source, période, montant, lien documentaire et état de contrôle. Évitez les commentaires dispersés dans les noms de fichiers, difficiles à trier. Si une pièce justifie plusieurs événements, reliez-la à chacun sans la dupliquer inutilement. Inversement, un même événement peut nécessiter plusieurs pièces ; l'index doit permettre ces deux situations sans imposer artificiellement une relation unique entre un fichier et un montant.
Exemple chiffré fictif
Exemple fictif : un versement de 930 € est expliqué par 950 € envoyés et 20 € de frais. L'index relie trois pièces sous un même dossier, sans créer trois montants de recettes.
Situation fictive. Les hypothèses ne constituent pas des moyennes sectorielles.Votre prochaine action
Ajoutez un statut de complétude pour identifier les événements encore insuffisamment documentés.
- Identifiant interne
- Références originales
- Liens testés
Un classement uniquement chronologique ne suffit pas toujours lorsqu'une opération s'étend sur plusieurs mois.
Sources et méthode
Fiche de méthode pratique rédigée par Compta Spot : organisation et exemples illustratifs, sans affirmation d’une obligation fiscale propre à votre dossier.
Les contrats de plateforme et votre situation déterminent le traitement applicable. Notre méthode éditoriale.